Rédiger un mail professionnel

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Le mail est, depuis quelques années maintenant, l’outil de communication incontournable entre professionnels. En effet, il permet de communiquer de manière formelle ou informelle avec chaque acteur de vos entreprises ou d’une entreprise extérieure. Certains mails peuvent être seulement à titre informatif et n’ont pas besoin d’être soigné mais certains ont un caractère plus important et soigner leur présentation et leur rédaction devient alors indispensable.

Avant toute chose, ce qu’il faut bien comprendre c’est que le profil de votre destinataire va déterminer vos choix de rédaction (formel ou non). Chez Viaduc, nous savons que cet exercice n’est pas des plus simple et nous avons rassemblé pour vous les meilleurs conseils pour rédiger un mail professionnel de l’objet à la signature.

Utilisez une adresse mail sérieuse

Votre adresse mail doit absolument être la plus neutre possible et comporter les informations nécessaires afin que votre destinataire soit capable de vous reconnaître facilement et rapidement. De plus, si vous utilisez une adresse comportant votre nom et votre prénom ou le nom de votre entreprise, il peut être judicieux d’ajouter un point ou un tiret entre ces informations pour marquer la différence et faciliter la compréhension.

Un objet bref et limpide

L’objet du mail est d’une importance fondamentale et spécialement si le destinataire ne vous connaît pas ou pas encore. L’objet doit être clair et concis afin de comprendre rapidement le sujet et le contenu du mail. Un objet peut être trop détaillé ou au contraire peu explicite au point que la personne ne souhaiterait pas ouvrir le mail ne sachant pas l’objectif.

Une formule d’appel appropriée

La règle à retenir concernant la formule d’appel est qu’il est toujours préférable de s’adresser au destinataire par son nom. N’utilisez que très rarement le prénom de votre interlocuteur pour débuter votre mail sauf si vous le connaissez bien. Il est certain que dans la plupart de vos mails, vous ne connaissez pas le nom de votre locuteur. Dans ce cas, vous pouvez utiliser la formule standard “Madame, Monsieur” suivie d’une virgule et d’un retour à la ligne.

Un contenu explicite

Dans votre corps de texte, l’objectif est d’aller directement aux faits. Un mail a vocation à être court et concis. De plus, si votre message n’est pas clair et trop long, vous allez perdre votre lecteur qui risquera de seulement survoler sans prêter attention aux détails mentionnés pourtant important. Votre texte doit être séparé en paragraphe court pour faciliter la lecture.

La formule de politesse

La formule de politesse dépend également de votre relation et de votre connaissance avec le destinataire. Vous pouvez écrire par exemple “cordialement”, “bien cordialement”, “sincères salutations”, “bien à vous”, etc.

La signature

Votre signature doit comprendre les informations principales vous concernant comme votre prénom, votre nom ainsi que votre numéro de téléphone et votre adresse mail. Elle doit être simple et attrayante pour qu’elle puisse être lue par tous. Aujourd’hui, les logiciels de courriers électroniques insèrent automatiquement une signature personnalisée des mails. N’oubliez pas d’utiliser cette fonctionnalité pour ne pas avoir à réécrire votre signature à chaque nouveau message.

Les offres proposées par Viaduc

Viaduc vous propose, donc, des solutions d’e-mailing adaptées à vos besoins. Nous suggérons deux offres :

Retrouvez nos informations et toutes nos offres sur www.viaduc.fr ou appelez-nous au 01 85 08 72 61.

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